La Firma digitale

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La Firma digitale

Gli aspetti della gestione cartacea nello studio dentistico.

Questo è un dato su cui forse si riflette poco: la gestione cartacea non è poi così economica ed ecologica come sembra.

Pensiamo ad esempio a tutti i moduli da stampare, come anamnesi e privacy.
Aggiungiamo le fatture, i vari certificati, i piani di trattamento, le radiografie e tutto il resto. Molti di questi documenti vanno stampati in duplice copia.
Oltre al consumo della carta, bisogna considerare quelli per la stampa.

Se facessimo un calcolo, anche approssimativo, ci potremmo rendere conto di quanto e' importante le digitalizzazione e l'utilizzo di software e di strumenti che in uno studio dentistico portino alla dematerializzazione della carta.

Il nostro percorso di digitalizzazione gia' iniziato negli anni 90' ha consentito finalmente di eliminare molti documenti cartacei e di arrivare ad oggi alla firma digitale.

La soluzione informatica, intergrata al nostro gestionale,ha portato il paziente, mediante un'apposita tavoletta, ad apporre la firma direttamente su un documento informatico che, mediante una apposita precisa e rigorosa procedura, assume piena validità legale paragonabile alla firma su un normale documento di carta.
La procedura di gestione della FIRMA GRAFOMETRICA AVANZATA (una sofisticata tecnologia informatica) è resa semplice attraverso l'uso di una TAVOLETTA GRAFOMETRICA che rileva e digitalizza l'immagine grafica di una firma apposta da una persona in abbinata ad altri parametri biometrici (quali ad esempio ritmo, pressione, velocità, inclinazione della penna, pause del tratto grafico). La tavoletta grafica è in grado di mostrare al sottoscrittore il documento che sta firmando, ricreando così un'esperienza molto simile a quella della firma di un documento cartaceo. Il dato grafico e biometrico (sensibile) viene crittografato.

La dematerializzazione talvolta riguarda lo studio dentistico anche se in realtà a beneficiarne è anche il paziente. È il caso della comunicazione al Sistema Tessera Sanitaria dei dati relativi alle spese sanitarie sostenute dai pazienti. Che ne hanno il principale vantaggio, dato che queste informazioni sono poi usate dalla Agenzia delle Entrate per elaborare la dichiarazione dei redditi precompilata (il modello 730) di ciascun contribuente.
La soluzione informatica, intergrata a Facile, che consente di eliminare praticamente tutti i documenti cartacei dello studio.
Il paziente, mediante un'apposita tavoletta, appone la firma direttamente su un documento informatico che, mediante una apposita precisa e rigorosa procedura, assume piena validità legale paragonabile della firma su un normale documento di carta.
La procedura di gestione della FIRMA GRAFOMETRICA AVANZATA, una sofisticata tecnologia informatica, è resa semplice nell'uso dalla perfetta integrazione in 5 punti.

I costi della gestione cartacea dello studio dentistico

In un sondaggio del 2012 condotto da Infodent (che puoi scaricare in pdf qui), su un totale di 334 intervistati, il 55% dichiarava di utilizzare un software gestionale per le attività dello studio. In un altro sondaggio di Infodent (scaricabile qui), condotto nel 2013, su un campione più piccolo (137 intervistati), la percentuale era simile: il 58%. In un sondaggio condotto da ANDI pochi mesi fa, la percentuale di chi usa un software risulta invece decisamente più bassa: il 30,2% degli associati. Questi sondaggi hanno almeno uno di questi due limiti: il primo, è che sono ormai datati. Il secondo, è che sono condotti su piccoli campioni. Ma non ho trovato altri studi o ricerche a riguardo. Anzi, se qualcuno ha dati più accurati da segnalarmi, può farlo nei commenti qui sotto. Il dato che comunque mi sembra interessante, al di là della sua validità statistica, è che c’è una grossa percentuale di studi dentistici che ricorre ancora a una gestione cartacea dello studio. Non è un dato scontato: nel 2016, epoca in cui ciascuno di noi è provvisto di computer, tablet e smartphone, gestire uno studio dentistico con la carta sembra quantomeno anacronistico. Ci sono diversi motivi che potrebbero convincere un dentista a digitalizzare la sua gestione: maggiore efficienza, velocità, precisione, ecc. Qui voglio focalizzarmi su uno di questi motivi: il risparmio economico.

I COSTI DELLA CARTA.

Questo è un dato su cui forse si riflette poco: la gestione cartacea non è poi così economica come sembra. Anzi, può essere facilmente più costosa di un software gestionale. Pensiamo ad esempio a tutti i moduli da stampare, come anamnesi e privacy. Aggiungiamo le fatture, i vari certificati, i piani di trattamento, le radiografie e tutto il resto. Molti di questi documenti vanno stampati in duplice copia. Oltre ai costi della carta, bisogna conteggiare quelli per la stampa. Se facessimo un calcolo, anche approssimativo, di tutti questi costi, ci renderemmo conto che il loro totale è tutt’altro che marginale.

I DATI SUI COSTI DELLA GESTIONE CARTACEA.

Diversi studi e ricerche, in Italia e nel mondo, si sono chiesti quanti soldi si potrebbero risparmiare digitalizzando le procedure. Secondo questi calcoli, condotti negli USA sull’intero settore sanitario, la gestione cartacea costa 40$ per paziente. Si arriva a questa cifra conteggiando, oltre ai costi di carta e stampa, anche il costo del personale: la gestione cartacea, infatti, è per sua natura più lenta e manuale di quella digitale. Quindi i tempi di lavoro sono più lunghi, e i tempi di lavoro vanno retribuiti. Quest’articolo, focalizzato sul mercato dentale, riflette sulle voci di spesa di una gestione cartacea: oltre al materiale per carta e stampa, e oltre al tempo di lavoro, l’articolo cita i possibili costi legali dovuti alla perdita di dati (cosa frequente, con la carta) e i costi dovuti allo spazio occupato per la conservazione dei dati. In questo studio, condotto su diversi settori italiani, emerge che, digitalizzando le procedure, il settore odontoiatrico risparmia qualcosa come il 30,79%.

DALLA CARTA AL DIGITALE: COME?

I numeri che abbiamo visto dovrebbero essere una motivazione più che sufficiente a convincere lo studio dentistico a passare dalla carta al digitale.
Oltre al risparmio di tempo e denaro, la digitalizzazione offre degli innegabili vantaggi, dovuti innanzitutto alla comodità e velocità nell’esecuzione delle procedure. Ma il motivo principale per cui molti dentisti sono restii alla digitalizzazione, è probabilmente la difficoltà ad informarsi su un argomento di cui, spesso, ne sanno poco e nulla. Nel momento in cui decide di fare il passaggio da carta a software, infatti, il dentista inizia a fare le sue ricerche, ad esempio cercando su Internet o chiedendo ai colleghi. Ben presto, però, si rende conto che la scelta del software adatto al proprio studio non è semplice: ci sono tante variabili da prendere in considerazione, come la tecnologia con cui è costruito il software, i costi nel breve e lungo termine, le funzionalità offerte... Di fronte a tutte queste informazioni, può essere naturale sentirsi spaesati, decidendo di non perdere più tempo nella ricerca e finendo con il comprare un software di cui poi pentirsi, oppure, finendo per rimanere ancorati alla gestione cartacea. Per i dentisti che gestiscono lo studio su carta, ma sono interessati al passaggio al digitale, abbiamo scritto un vademecum con le 18 domande da fare alla società che produce il software. Queste domande coprono gli argomenti più importanti, come i costi (compresi quelli nascosti!), la sicurezza e le condizioni contrattuali. Il libro è gratuito, e può essere un’utile guida alla valutazione di un software, per chi si approccia al mondo dei software gestionali per dentisti per la prima volta.

Qualche giorno fa mi è stato chiesto di fare un piccolo intervento, ad un corso di formazione dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Novara, sull’utilizzo della firma grafometrica nello studio professionale. La cosa, oltre ad avermi fatto molto piacere, mi ha anche dato lo spunto per scrivere questo breve articolo, che riassume gli elementi caratterizzanti la firma grafometrica ed il suo utilizzo negli studi professionali.

Tutti noi ormai abbiamo confidenza con firme digitali, token o smart card, spesso gestiamo i nostri documenti direttamente in formato digitale, stampando poco o almeno cercando di ridurre al minimo i volumi di carta, secondo la regola: “quello che nasce digitale rimane digitale“. Cosa succede però quando abbiamo la necessità di far firmare un documento ad un soggetto che non è in possesso di un dispositivo di firma digitale? Le soluzioni sono semplici: o stampiamo il documento e lo facciamo firmare normalmente, e poi lo trattiamo da documento analogico, oppure possiamo dotarci di strumenti per la firma grafometrica.
Ma cosa si intende per firma grafometrica? E’ semplicemente un dispositivo, formato da un tablet, una penna ed un software, che consentono di firmare un documento informatico, generalmente in formato pdf, a mano libera come se fosse un comune documento cartaceo. Mentre il soggetto firma verranno registrate le caratteristiche della sua firma, come pressione, accelerazione, velocità e il dato biometrico contenente queste caratteristiche viene criptato all’interno del documento firmato. In caso ci dovesse essere bisogno di fare una perizia su quella firma, tramite una master key, o master password in possesso di un soggetto terzo e attraverso una specifica richiesta, sarà possibile estrarre il dato biometrico dal documento per farci le perizie del caso.
Tuttavia, per dare pieno valore legale ai nostri documenti digitali firmati con questo strumento, non basta un tablet ed un software, ma bisogna configurare un processo che renda il nostro strumento di firma grafometrica una firma elettronica avanzata (FEA). Per meglio comprendere cosa si intende per Firma Elettronica Avanzata ci rifacciamo al D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD) il quale all’Art. 1 da la definizione dei vari tipi di firma elettronica, ed in particolare:

 

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